Kırıkkale Üniversitesi arşivinde yapılacak olan dijitalleştirme çalışmaları kapsamında Mavi Salon’da bilgilendirme toplantısı düzenlendi. Toplantıya Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Erol Yılmaz, daire başkanları, dekanlar, yüksekokul müdürleri, akademik ve idari personel katıldı.
Toplantının açılış konuşmasını yapan Bilgi İşlem Dairesi Başkanı Dr. Öğr. Üyesi Fahrettin Horasan, 2023 yılında Rektörlüğün akademik ve idari birimlere gönderdiği yazıda belirtilen 17 stratejik hedeften biri olan Dijital Arşiv Projesi hakkında bilgi verdi. Horasan, projenin Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı kontrolünde, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının yürütücü sorumluluğunda gerçekleştirileceğini ve koordinasyonun Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Erol Yılmaz tarafından yapılacağını belirtti. Dijital arşiv projelerinin bilgiye erişim sistemlerinin önem kazandığı bilişim çağında, Üniversiteye büyük katkılar sağlayacağını vurgulayan Horasan, projeye destek verenlere teşekkür etti.
Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Erol Yılmaz ise modern arşivciliğin önemine değinerek, arşivlerin milletlerin ve devletlerin hafızası olduğunu belirtti. Yılmaz, arşivlerin geçmişi bugüne ve bugünü yarına taşıyan bir köprü görevi gördüğünü ifade etti. Arşivlerin, kurumların geçmiş projeleri ve harcamaları hakkında bilgi vererek, yeni projelerin daha verimli yapılmasına katkı sağladığını söyledi. Ayrıca, dijitalleşmenin önemine dikkat çekerek, devletin ve kurumların evrak üretiminde elektronik ortamı benimsediğini, geçmiş evrakların ise dijital ortama aktarılması gerektiğini vurguladı.
Program, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli Öğretim Görevlisi Halil İbrahim Erkuş’un “Dijital Kurumsal Arşiv Çalışmaları ve Dijital Arşiv” konulu sunumu ile devam etti. Erkuş, arşivin kurumların hizmetleri ve işlemleri sonucu meydana gelen dokümantasyonun saklandığı yerler olduğunu belirtti. Arşivlerin milletlerin geçmişiyle bugün arasında irtibat kurarak, devletin ve fertlerin haklarını koruduğunu ve sosyal yapıyı belgelediğini ifade etti.
Erkuş, arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için mevzuat, yeterli bina ve tesisler, yetişmiş uzman arşiv personeli ve yeterli bütçenin gerekli olduğunu belirtti. Birim arşivlerinin kurumların günlük iş akışında kullandıkları arşivlik malzemenin saklandığı yerler olduğunu, kurum arşivlerinin ise daha uzun süreli saklanan merkezi arşivleri ifade ettiğini açıkladı. Dijital ortama aktarılacak belgelerin ve dijitalleştirme sürecinin komisyon tarafından belirleneceğini ve sürekli saklanması gereken belgelerin dijital ortama aktarılacağını söyledi.
Toplantının sonunda Erkuş, arşiv mevzuatı, arşiv malzemesi, birim arşivine devredilecek malzemenin ayrımı, ayıklama ve imha ile arşiv malzemesinin devri hakkında bilgi vererek, dinleyicilerin sorularını yanıtladı.
